Encargo del tratamiento de datos

1. Objeto y duración

El encargado tratará los datos personales necesarios para recibir por WhatsApp los mensajes de los clientes del responsable, interpretarlos, proponerles un resumen del pedido, registrar los pedidos confirmados y ponerlos a disposición del responsable en su panel. El tratamiento dura lo que dure la prestación del servicio.

2. Datos y personas afectadas

Personas afectadas: los clientes del responsable que le escriben por WhatsApp.

Categorías de datos: número de teléfono, nombre que el propio cliente indique, contenido de los mensajes intercambiados con el asistente, productos y cantidades encargados, importe, dirección de entrega cuando el cliente la facilita, y las alergias o intolerancias que el cliente declare expresamente al hacer el pedido.

Las alergias son datos de salud. El sistema solo recoge las que el cliente escribe con sus palabras, nunca las deduce, y las muestra al responsable únicamente para preparar el pedido correctamente.

3. Obligaciones del encargado

• Tratar los datos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones del responsable, que se concretan en la configuración de su cuenta.
• No usar los datos de los clientes del responsable para fines propios, ni para entrenar modelos, ni cederlos a terceros salvo los subencargados del apartado 5.
• Garantizar que las personas con acceso a los datos están sujetas a confidencialidad.
• Aplicar las medidas de seguridad del apartado 6.
• Ayudar al responsable a atender los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad. El panel permite exportar los datos de un cliente y suprimirlos de forma irreversible.
• Comunicar al responsable, sin dilación indebida y en todo caso en menos de 48 horas desde que la conozca, cualquier violación de la seguridad que afecte a sus datos, con la información necesaria para que el responsable pueda cumplir su propia obligación de notificación.
• Poner a disposición del responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y permitir auditorías razonables, previo aviso.

4. Obligaciones del responsable

• Informar a sus clientes de que sus mensajes se tratan mediante un asistente automático y de los términos del tratamiento, en su propia política de privacidad. TomaNota facilita un texto orientativo.
• Tener base jurídica para el tratamiento: la ejecución del pedido que el propio cliente solicita.
• Atender las solicitudes de derechos de sus clientes, con la ayuda del encargado.
• Custodiar el acceso a su panel.

5. Subencargados

El responsable autoriza al encargado a recurrir a los siguientes proveedores, cada uno para la función indicada. El encargado informará de cualquier cambio con al menos 30 días de antelación, y el responsable podrá oponerse por motivos justificados.

Los proveedores situados fuera del Espacio Económico Europeo tratan los datos al amparo de las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o, en su caso, del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. El proveedor de comprensión del lenguaje recibe el texto de los mensajes y el catálogo del comercio; no recibe el número de teléfono del cliente, aunque el texto puede contener lo que el propio cliente escriba en él, como una dirección de entrega.

6. Medidas de seguridad

Las medidas que el encargado aplica hoy, y que se comprometen en este contrato:

• Aislamiento por comercio en la base de datos: cada consulta se ejecuta bajo políticas de seguridad a nivel de fila que impiden que un comercio vea datos de otro, y hay pruebas automáticas que lo verifican.
• Cifrado en tránsito (TLS) en todas las conexiones, y cifrado en reposo de las credenciales de integración con WhatsApp y del segundo factor de autenticación.
• Copias de seguridad diarias con restauración verificada, y copia externa cifrada con AES-256 antes de salir del servidor.
• Control de acceso por roles y permisos, con registro de auditoría de las acciones administrativas y verificación en dos pasos disponible.
• Minimización y retención: los registros técnicos de mensajería se eliminan a los 30 días y las trazas de recuperación documental a los 90; el número de teléfono del cliente no se envía al proveedor de lenguaje.
• Supresión y portabilidad desde el panel: exportación completa de los datos de un cliente y supresión irreversible que conserva solo lo necesario para la coherencia contable del historial de pedidos.

7. Fin del tratamiento

Al terminar el servicio, el responsable puede exportar los datos de sus clientes durante 30 días. Después, el encargado los suprime, incluidas las copias de seguridad según su ciclo de rotación, salvo lo que la ley obligue a conservar.

8. Contacto

Para todo lo relativo a este contrato: alyntia.ibiza@gmail.com.